Teknologi Komunikasi

TEKNOLOGI KOMUNIKASI

              Perkembangan teknologi, khususnya teknologi komputer telah mempengaruhi perkembangan teknologi komunikasi. Pada awalnya komputer hanya digunakan untuk pengolah kata, pengolah data dan menampilkannya dalam media cetak, sekarang komputer sudah dapat digunakan untuk mengirim pesan, menyimpan pesan bahkan memungkinkan seseorang berinteraksi dengan orang lain.

Teknologi dalam Komunikasi Bisnis

              Teknologi merupakan alat, teknik atau cara yang dapat membantu manusia dalam menjalankan pekerjaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik atau lebih banyak hasilnya. Teknologi komunikasi yang tersedia sampai saat ini antara lain : Word Processor, Printer Laser, Mesin Faks, Video Tape, E-mail, Internet, Teleconferencing dan Telepon.

v  Pedoman pemilihan teknologi komunikasi

              Berikut ini pedoman yang dapat digunakan untuk memilih teknologi komunikasi (Bovee & Thill: 82).

1.    Harapan penerima pesan

Dalam mengirimkan pesan, perusahaan harus memperhatikan siapa yang akan dituju. Setelah itu, kemudian mempertimbangkan bagaimana harapan orang/perusahaan yang dituju tersebut terhadap teknologi yang sebaiknya digunakan. Contoh, Bank Mega akan membuka cabang di Yogyakarta. Bank Mega membutuhkan perabot kantor, sehingga menghubungi perusahaan mebel dan memintanya untuk mengajukan penawaran.

2.    Waktu dan biaya

Teknologi telpon sering digunakan untuk menyampaikan pesan yang mendesak atau penting (urgent). Beberapa teknologi yang lain juga dapat mengirim pesan dengan cepat, seperti mesin faks dan internet. Namun demikian seberapa banyak biaya yang dikeluarkan harus disesuaikan dengan seberapa penting atau seberapa mendesak pesan tersebut. Contohnya, perusahaan kertas memberitahukan kepada toko kertas bahwa dua hari lagi harga akan naik sebesar 10% layak menggunakan telepon. Tetapi memberitahukan bahwa satu tahun lagi produk kertas jenis tertentu sudah tidak akan diproduksi lagi dengan menggunakan surat dan diposkan saja cukup.

3.    Sifat dari pesan

Pesan dengan sifat-sifat tertentu akan lebih cocok apabila disampaikan dengan menggunakan teknologi tertentu. Misalnya pada contoh Bank Mega dan perusahaan mebel.Dari sisi perusahaan mebel,pesan itu membutuhkan beberapa gambar yang menunjukan bentuk fisik dari mebel yang ditawarkan, sehingga brosur yang dikirim perlu dilengkapi dengan foto fisik mebel.

4.    Perlunya penampilan

Kadangkala cara seseorang menyampaikan pesan akan menuntut teknologi yang digunakan. Misalnya pada saat perusahaan meyusun prospektus yang ditujukan kepada seseorang yang diharapkan menanamkan modalnya diperusahaan. Maka pesan akan ditulis dengan kertas yang bermutu, menggunakan grafis atau bagan-bagan berwarna dan dijilid dengan baik. Namun untuk menulis memo, seorang supervisor cukup menuliskannya dalam kertas memo yang tersedia dan ditulis dengan tinta biasa.

Teknologi dalam Komunikasi Tertulis

Teknologi komunikasi dibedakan menjadi dua, yaitu teknologi dalam komunikasi tertulis dan teknologi dalam komunikasi lisan. Komunikasi tertulis secara garis besar dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu : ditulis tangan, cetak (print), dan dokumen dengan menggunakan alat elektronik.

v  Penyusunan Dokumen Cetak

            Software yang paling umum dan paling banyak digunakan untuk membuat dokumen cetak adalah Word Processor. Word Processor akan membantu penyusunan dokumen cetak dengan lebih efektif dalam hal waktu dan usaha.

            Desktop Publishing merupakan software yang disusun untuk melakukan komputerisasi proses penyusunan pesan akhir. Desktop publishing mampu untuk menyusun pesan yang dilengkapi gambar dan foto-foto dalam satu program.

            Dokumen cetak sendiri dalam penyusunannya dapat dibedakan menjadi lima tahap, yaitu :

a)         Perencanaan dokumen cetak

Dalam menyusun dokumen cetak kadang-kadang tidak perlu perencanaan secara serius, cukup menuliskan saja apa yang ingin disampaikan kepada audience. Misalnya dalam menuliskan memo yang diberikan kepada bawahan, yang isinya meminta bawahan tersebut untuk kerja lembur.

Namun dapat pula terjadi, penyusunan dokumen perlu perencanaan dengan seksama, yang mencakup perencanaan mengenai siapa audience atau receiver yang akan meneriman pesan tersebut. Hal ini disebabkan audience yang berbeda membutuhkan pesan yang berbeda atau kalaupun inti pesannya sama, tetapi formatnya berbeda.

Setelah menentukan siapa audience kemudian menentukan apa isi pesan tersebut, yang biasanya disebut ide pokok. Komunikator dapat memanfaatkan komputer untuk penyusunan isi pesan dengan menggunakan analisis statistik dan text retrieval.

Kemudian terakhir menyangkut bagaimana krangka dari pesan tersebut akan dibuat.

b)        Penyusunan dokumen cetak

Apabila tahap perencanaan telah selesai, selanjutnya adalah tahap penyusunan dokumen. Dalam tahap ini prinsipnya adalah bagaimana memasukan tulisan kedalam dokumen.

c)         Revisi dokumen cetak

Setelah dokumen disusun, dokumen perlu dilihat kembali apakah ada kesalahan-kesalahan yang perlu dibetulakan atau tidak. Apabila ada kesalahan yang perlu dibetulkan berarti perlu melakukan revisi dokumen. Teknologi yang dapat membantu merevisi dokumen antara lain pembetulan hurup (spell checker).

d)        Produksi Dokumen Akhir

komputer dengan berbagai program dapat membantu dalam memproduksi dokumen, sehingga lebih profesional dan lebih menarik. Selain itu, teknologi cetak (printer) juga sudah berkembang, bukan hanya mampu mencetak dokumen tulis dan grafik-grafik, tetapi juga gambar/foto dengan resolusi warna yang hampir menyamai cetak foto.

e)         Distribusikan Dokumen Cetak

Dalam mendistribusikan dokumen misalnya proposal penjualan, undangan atau surat bisnis lain yang isinya sama, kepada banyak orang dapat menggunakan mail merge. Mail merge digunakan untuk menuliskan nama dan alamat yang dituju dengan tampilan atau bentuk yang standar. Lebih dari itu, khusus dalam pendistribusiannya dapat menggunakan mesin fax.

v  Penyusunan Dokumen Elektronik

            Perkembangan dokumen bisnis akhir-akhir ini adalah menyusun dokumen tidak diatas kertas. Mereka menulis dokumen di komputer dan mengirimkannya melalui saluran telepon atau melalui saluran lain sehingga dapat dibaca di komputer yang penerima pesan. Electronic  mail atau disingkat E-mail merupakan dokumen yang dibuat, dikirim, dan dibaca dengan komputer. E-mail mempunyai jaringan (network) yang berbeda-beda.

Teknologi Dalam Komunikasi Lisan

              Anda mungkin sudah memahami beberapa perbedaan antara komunikasi tertulis dengan komunikasi lisan. Komunikasi lisan menunjukkan pesan yang dikirimkan melalui suara yang keluar dari satu orang ke orang lain.

                 Mengenai teknologi dalam komunikasi lisan, pembahasan akan dibagi menjadi dua, yakni teknologi dalam komunikasi lisan individual dan teknologi dalam komunikasi lisan kelompok.

v  Teknologi dalam komunikasi lisan individual

            Teknologi dalam komunikasi lisan individual terdiri dari telepon, pager, dan voice mail.

a)      Telepon

Telepon merupakan teknologi komunikasi lisan individual yang paling populer dan paling banyak digunakan. Karena dengan menggunakan teknologi telepon seseorang dapat mudah menjangkau orang lain yng dituju, dengan biaya set-up yang murah dan biaya percakapan yang relatif terjangkau.

b)      Pager

Pager merupakan teknologi komunikasi yang digunakan untuk menjangkau karyawan yang bearada diluar kantor (biasanya tugas lapangan), dimana suatu radio penerima dapat menangkap pesan yang dikirim dari kantor.

c)      Voice Mail

Merupakan kombinasi dari telepon dan computer, dimana dengan teknologi ini memungkinkan penggunanya untuk menjawab panggilan telepon, menyimpan suara, dan memunculkan kembali pesan dalam bentuk suara. Voice mail ini mwmungkinkan orang untuk melakukan tugas-tugas dengan lebih produktif, dari sekedar menjawab panggilan (dering) telepon, namun beberapa orang tidak puas dengan jawaban komputer ini.

v  Teknologi dalam Komunikasi Lisan Kelompok

a)      Teleconverence

Teleconverencing terdiri dari audioconference dan videoconverence. Perbedaan dari

keduanya yaitu adalah dalam audioconference orang hanya dapat bercakap-cakap bersama-sama seperti dalam suatu pertemuan, namun antara orang satu dengan orang lain tidak dapat saling melihat (bertatap muka). Sedangkan dalam videoconference memungkinkan untuk bercakap-cakap sekaligus bertatap muka melalui layar atau monitor.

Dengan menggunakan teleconference memungkinkan orang-orang yang berada pada lokasi yang berbeda untuk mengadakan rapat atau pertemuan tanpa saling bertemu secara fisik.

b)      Presentation software

Alat-alat presentasi yang digunakan antara lain overhead transparency, slide, dan komputer presentasi. Ketiga teknologi ini digunakan apabila peserta pertemuan berkumpul dalam satu lokasi, dan teknologi-teknologi tersebut membantu dalam membuat presentasi menjadi lebih produktif dan lebih menarik.

c)      Group Decision Support System

Selain teknologi diatas, dapat pula menggunakan sistem komputer yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan kelompok. Dalam hal ini komputer dari masing-masing individu dihubungkan, sehingga memungkinkan masing-masing individu saling mengusulkan solusi atau memberikan pendapat-pendapat yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan.

Pengaruh Teknologi Terhadap Komunikasi

              Pembahasan mengenai pengaruh teknologi terhadap komunikasi akan mengacu pada bagaimana teknologi komunikasi tersebut telah mengubah cara-cara dalam menjalankan bisnis. Pengaruh teknologi tersebut secara garis besar dibedakan menjadi dua, yakni pengaruh yang meguntungkan atau disebut dengan manfaat teknologi komunikasi dan pengaruh yang merugikan. Dibawah ini akan dibahas manfaat dan kelemahan teknologi komunikasi.

v  Manfaat Teknologi Komunikasi

       Teknologi secara umum dibuat atau disusun untuk membantu manusia dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan demikian pembuatan teknologi komunikasi dibuat untuk membantu manusia dalam menjalankan tugas-tugas komunikasi, sehingga menjadi lebih cepat, lebih mudah, lebih murah, ataupun lebih baik. Beberapa manfaat teknologi komunikasi akan di bahas sebagai berikut (Bovee & Thill: 98)

a)      Meningkatkan aliran komunikasi

Dengan teknologi komunikasi orang-orang yang terlibat dalam bisnis mampu mendapatkan informasi yang lebih banyak dan dari berbagai sumber.

b)      Mempermudah orang dalam berkomunikasi

Teknologi komunikasi mempermudah dan mempercepat dalam menjangkau atau menghubungi orang-orang baik di dalam perusahaan itu sendiri maupun orang-orang di luar perusahaan, seperti konsumen, pemasok dan media masa.

c)      Mengubah struktur organisasi

Teknologi komunikasi telah mengubah keterbatasan-keterbatasan yang mengharuskan perusahaan agar terkait secara bersama-sama. Sekarang ini orang-orang tidak perlu lagi harus bekerja bersama-sama dalam satu lokasi, tetapi bias saja satu karyawan di kantor, sedang lainnya di rumah, di jalan, atau di lapangan. Namun mereka tetap bias berhubungan dan bekerja sama.

d)     Menurunkan biaya komunikasi

Biaya komunikasi khususnya untuk membuat dan mendistribusikan informasi menjadi lebih murah. Akibat selanjutnya dari murahnya biaya pembuatan dan pendistribusian informasi adalah pada penigkatan laba perusahaan.

v  Kelemahan Teknologi Komunikasi

       Setelah memahami manfaat dari teknologi komunikasi dalam bisnis, langkah selanjtunya adalah memahami isu-isu yang berhubungan dengan kelemahan teknologi komunikasi tersebut. Perubahan yang diakibatkan oleh meningkatnya penggunaan teknologi komunikasi dapat dijelaskan sebagaiberikut.

a)      Kelebihan Informasi

Perusahaan dapat menditribusikan pesan secara elektronik berdasrkan daftar nama yang ada. Hal ini akan menyebabkan terjadinya kelebihan informasi (information overload). Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran yang baru saja mengambil cuti, ketika kembali ke perusahaan menerima banyak sekali (misalnya 100) E-mail, dimana isi pesan dari E-mail tersebut sebagian besar hanya merupakan pesan rutin yang dikirim oleh perusahaan kepada seluruh karyawannya.

b)      Anonimitas

Jaringan elektronik memungkinkan seseorang mengirimkan pesan tanpa mencantumkan identitasnya. Dengan demikian informasi tersebut tidak diketahui siapa sunbernya orang dapat menuliskan apa saja, tanpa bertanggung jawab terhadap isi pesan tersebut.

c)      Kurangnya hubungan antar individu

Dengan kemudahan dalam penggunaan teknologi elektronik, akan mengurangi frekuensi pertemuan dengan tatap muka antara karyawan satu dengan karyawan lain. Akibat selanjutnya dari hal ini adalah berkurangnya kepuasan sosial yang diperoleh dalam bekerja, yaitu kepuasan untuk berhubungan dengan orang lain.